Control de stock: qué métodos existen y cómo llevar a cabo su gestión de manera impecable

Publicado 17 abril, 2020 por Alberto Díaz - Pinto
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Todos los negocios compiten por ser los mejores en su campo. Su máxime no deber ser otro que ofrecer un servicio rápido, de calidad, fiable y con el menor coste posible. No obstante, algunos se olvidan de una herramienta que es, por necesidad, fundamental: la correcta gestión del inventario. Algo que, en la mayoría de los casos, puede traducirse en pérdidas. De hecho, no hay nada más frustrante para un cliente que, después de haber escogido el producto que desea que le suministremos, no pueda adquirirlo.

De este modo, el control del stock se convierte en una de las herramientas fundamentales de cualquier negocio. Su objetivo no es otro que el de proporcionar un producto al cliente en el tiempo y la forma esperados, evitando contratiempos. Por ello, debemos saber en todo momento con qué productos y qué cantidades contamos para evitar la pérdida de ventas por fallos en el control de stock.

Además de todos estos inconvenientes, un correcto control de nuestro stock supondrá un buen número de ventajas, las cuales pasamos a enumeraros a continuación:

Ventajas de un buena gestión de stock

Ahorraremos dinero

Llevando un buen control de stock reduciremos gastos asociados con el espacio, de mercancía que puede quedar obsoleta si llegara a venderse, de tiempo y capital humano. La eficacia y la eficiencia en el almacén será algo que nuestro bolsillo agradecerá.

Reduciremos los costes de almacén

En relación con el punto anterior, si los productos están mejor distribuidos y se optimiza el espacio, además de evitar pérdidas o deterioros, el gasto será mucho menor. Así pues, tendiendo esto en cuenta, en lugar de necesitar dos naves, por ejemplo, descubrimos que solo necesitamos una.

Venderemos más

Ofreciendo un servicio de calidad a nuestros clientes, estando siempre a punto para realizar la venta, conseguiremos vender más.

Mejoría en el flujo de caja

Necesitamos vender nuestro stock cuando antes, para así recuperar el dinero que invertimos en los proveedores. Si somos capaces de equilibrar las ventas y el gasto, obtendremos mayor liquidez.

Mejoraremos el servicio con nuestros clientes

Un almacén con un funcionamiento óptimo puede dar salida a todos los pedidos que lleguen de manera rápida y eficiente. Esto, además, nos hace ser más competitivos y, probablemente, generar un mayor número de ventas a medio plazo.

Minimizaremos tareas administrativas

Los inventarios de almacén, así como otras tareas asociadas, requieren de mucho tiempo. Sin embargo, una gestión de almacén correcta reduce la carga de trabajo.

Evitaremos pérdidas y extravíos

Con un adecuado control de nuestro inventario, podremos saber en cada momento la cantidad de productos disponibles, así como su ubicación en el almacén. Esto no solo evitará los posibles extravíos, sino que, además, nos alertará en caso de sustracciones indebidas.

Cómo gestionar tu stock de manera eficiente

Existen varios métodos de gestión de stock, por lo que solo tendremos que implementar el que más se ajuste a nuestro negocio. Para ello, conviene tener en cuenta una serie de factores, tales como el volumen de nuestros pedidos, la capacidad de almacenamiento, las previsiones o los valores de consumo anuales, entre otros. Vamos allá:

Método FIFO

La técnica «Primero en entrar, primero en salir» (First In, First Out, en inglés) tiene como objetivo sacar del stock las referencias más antiguas. Es decir, aquellas que entraron primero. Es muy sencillo de implementar y permite manipular, organizar y dar prioridad a los flujos de mercancías y productos.

Método LIFO

El método «Último en entrar, primero en salir» (Last In, First Out, en inglés) consiste, como su propio nombre indica, en dar salida a los artículos del stock más recientes y, por tanto, que entraron en último lugar. Del mismo modo que el método FIFO, su objetivo es la organización coherente y ágil de los flujos de productos.

Modelo de Wilson

También conocido como método EOQ (Cantidad Económica de Pedido, por sus siglas en inglés), el modelo de Wilson es más eficaz en empresas que manejan una cantidad pequeña de pedidos diarios, es decir, para las pymes. Con él, las empresas piden sus materias primas y mercancías en determinados períodos del año. Es el modelo más sencillo de implementar, aunque conlleva a realizar pedidos regularmente.

Método de gestión de stocks: el análisis ABC

Si nos regimos por esta técnica, deberemos clasificar las mercancías en tres categorías: A, B y C.

Los productos de la categoría A son los más importantes y suponen el mayor valor de consumo anual, por lo que su reposición regular es primordial para evitar los inconvenientes causados por una rotura de stock, de los que ya hemos hablado anteriormente.

Los productos de la categoría B son aquellos que se consideran «intermedios», es decir, su valor de consumo es medio. Por consiguiente, deben someterse as un control regular para que no pasen a formar parte de categorías A o C.

Los productos de la categoría C son los menos importantes y, por tanto, los que tienen un valor de consumo anual más bajo. Así pues, la reposición es menos frecuente. De hecho, las empresas no suelen almacenar más de un artículo de este tipo, siendo repuestos únicamente cuando sale de su stock.

5 pasos para gestionar un stock de manera eficiente

Independientemente de qué método de los anteriores elijamos, siempre es recomendable seguir estos 5 pasos para gestionar un stock de manera eficiente:

Uso de un software de control de stocks

El inventario manual se ha quedado obsoleto, por lo que un software de control de stocks nos permitirá automatizar todo el proceso de una manera más eficiente.

Etiquetado correcto en cada artículo

La etiqueta es, por así decirlo, el DNI de cada uno de los productos de nuestro almacén. Debemos asegurarnos de que las etiquetas permiten identificar cada artículo de forma rápida y clara.

Inventario inicial

Cuando se inicia un proceso de control de stock debemos saber el estado de nuestro almacén mediante un inventario inicial. En él se procederá al recuento de cada artículo, para conocer con exactitud los valores de los que se parte, que posteriormente serán introducidos en el software como punto de partida.

Inventarios manuales periódicos

Siempre habrá datos que no vendrán reflejados en el software de control de stock, tales como las roturas o las sustituciones. Con un inventario periódico, nos estaremos asegurando que los valores del software siempre sean correctos.

Análisis de ventas

Debemos anticiparnos a la demanda estando preparados con pedidos que aún no nos han realizado pero que sabemos que llegarán. Por ello, conviene analizar las ventas de la empresa, estableciendo patrones y calculando qué cantidad de cada producto vamos a necesitar aproximadamente.

Y como consejo o tip extra, recomendamos siempre conservar un stock de seguridad ante posibles imprevistos. Después de todo, la demanda a menudo puede ser imprevisible y tener picos inesperados. Por ello conviene estar siempre preparado.

Como podéis ver, una correcta gestión del stock tiene un impacto directo sobre el funcionamiento de cualquier negocio y su rentabilidad. En resumidas cuentas, un buen control de stock nos ayudará a conseguir finalizar las ventas, ahorrar tiempo, dinero y hacer más fluidas nuestras transacciones. Por todo ello, es de vital importancia que pongamos los medios necesarios para que todo funcione correctamente.

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